Manual de Políticas para el Tratamiento de Datos Personales de Colarquim S.A.S

1. INTRODUCCIÓN
Los lineamientos y reglamentaciones definidas en las leyes expedidas señalan el tratamiento que se debe realizar de la información personal de todo aquel que tenga relación con las empresas, bien sea cliente, proveedor o empleado de la misma. De hecho, para el cumplimiento de las leyes y decretos reglamentarios se establece el presente Manual de Políticas para el Tratamiento de Datos Personales, el cual contempla el trámite de solicitudes de aceptación, consultas y reclamos relacionados con el manejo de este tipo de información.

2. OBJETIVO
A través del presente documento se establece la Política de Tratamiento de Datos Personales de Colarquim S.A.S., de ahora en adelante referido como LA EMPRESA. Dicha política ha sido elaborada de acuerdo con los lineamientos señalados en la normatividad aplicable vigente sobre la materia y tendrá como alcance la aplicación a todas las bases de datos donde se almacene información personal que, por supuesto, sean objeto de tratamiento por parte de LA EMPRESA.

3. ALCANCE
Estas políticas aplican para el tratamiento de la información personal de todos aquellos que tengan relación con LA EMPRESA, sean terceros (entre los que se incluyen clientes y proveedores) o empleados de la misma, de acuerdo a lo dispuesto por la ley.

4. NORMATIVIDAD APLICABLE
Los aspectos más importantes para tener en cuenta según las leyes de protección de datos en Colombia son la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 886 de 2014 y demás normas que las modifiquen, adicionen o complementen, las cuales deben ser aplicadas por Colarquim S.A.S.

La Ley 1581 de 2012, por su parte, constituye el marco general de la protección de los datos personales en Colombia. A razón de lo anterior, en la medida que se expidan nuevos decretos que modifiquen las leyes anteriormente mencionadas, este manual se ajustará de acuerdo a los cambios.

5. POLÍTICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
5.1. DATOS GENERALES DE COLARQUIM S.A.S. COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Razón social. El objeto social de LA EMPRESA es la producción, fabricación, elaboración, transformación, comercialización, distribución, compra, venta, importación y exportación de químicos, colorantes, auxiliares químicos, textiles, insumos, materias primas, entre otros.
NIT. 800.226.277-6.
Domicilio. Calle 110 #53-1670, Parque Industrial Río Norte, bodega 14.
Ciudad. Barranquilla, Atlántico.
Teléfono. +57 (605) 377 3010, extensión 103 y 121.
Página web. www.colarquim.com

5.2. OBJETIVO
El presente manual tiene por objeto proteger el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en las bases de datos o archivos de propiedad de Colarquim S.A.S. Lo anterior, en desarrollo y cumplimiento de su objeto social, así como los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a los que se refieren los artículos 15 (derecho a la intimidad) y 20 (derecho a la información) de la Constitución Política de Colombia.

Consecuentemente, en este manual se encontrarán los lineamientos legales y corporativos bajo los cuales Colarquim S.A.S. realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad y sus derechos como titular. En adición, se establecerán los procedimientos internos y externos que existen para el ejercicio de tales derechos.

En ese orden de ideas, se entiende por protección de datos todas aquellas medidas tomadas a nivel físico, técnico y jurídico, para garantizar que la información de los titulares -personas naturales- (proveedores, personal de LA EMPRESA, empleados, ex empleados, clientes, etc.) registrados en la base de datos de Colarquim S.A.S., esté segura de cualquier ataque o intento de acceder a ella por parte de personas no autorizadas, así como que su uso y conservación sea adecuado a la finalidad establecida para su recolección.

Así las cosas, este manual tiene como objetivo dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial a la Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013, Decreto 886 de 2014, Resolución 886 de 2014 y demás normas que los modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen.

5.3. A QUIÉN SE DIRIGE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La presente Política de Tratamiento de Datos Personales está dirigida a todas las personas naturales que tengan o hayan tenido alguna relación con Colarquim S.A.S., a saber, empleados, ex empleados, clientes y proveedores, tanto activos como inactivos o cualquier tercero cuyos datos personales se encuentran incluidos en las bases de datos de LA EMPRESA.

5.4. ÁMBITO DE APLICACIÓN
El ámbito de aplicación de este manual, de conformidad con la Ley 1581 de 2012, serán los datos de personas naturales registrados en todas las bases de propiedad de LA EMPRESA o cuyo tratamiento ha sido encargado a estas.

Por otro lado, el presente manual aplicará al tratamiento de datos personales efectuados en el territorio colombiano o cuando LA EMPRESA, en su calidad de responsable o encargado del tratamiento de los datos, dejare de estar domiciliada en el territorio nacional y le sea aplicable la legislación colombiana en virtud de normas y tratados internacionales.

El régimen de protección de datos personales que se establece no será de aplicación de:

Las bases de datos o archivos mantenidos en un ámbito exclusivamente personal o doméstico. Cuando estas bases de datos o archivos vayan a ser suministrados a terceros se deberá, de manera previa, informar al titular y solicitar su autorización. En este caso, los responsables y encargados de las bases de datos y archivos quedarán sujetos a las disposiciones contenidas en la Ley de Habeas Data.
Las bases de datos y archivos que tengan por finalidad la seguridad y defensa nacional, así como la prevención, detección, monitoreo y control del lavado de activos, y el financiamiento del terrorismo.
Las bases de datos que tengan como fin y contengan información de inteligencia y contrainteligencia.
Las bases de datos y archivos de información periodística y otros contenidos editoriales.
Las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008.
Las bases de datos y archivos regulados por la Ley 79 de 1993.

5.5. DEFINICIONES IMPORTANTES EN EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Para la interpretación de las políticas y aplicación a las reglas contenidas en este manual, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones:

Autorización. Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de privacidad. Comunicación verbal o escrita generada por el responsable (siendo el responsable Colarquim S.A.S.), dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades que se le pretenden dar.
Base de datos. Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Causahabientes de los datos. Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de esta (heredero/a).
Dato personal. Cualquier información vinculada que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato privado. Dato que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular.
Dato semiprivado. Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a cierto sector de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.
Dato público. Dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los relativos al estado civil de las personas, su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
Datos sensibles. Aquellos datos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
Datos biométricos. Son aquellos rasgos físicos, biológicos o de comportamiento de un individuo que lo identifican como único del resto de la población a través de sus huellas dactilares, análisis del ADN, entre otros.
Empleado. Persona natural que en virtud de un contrato de trabajo se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración.
Ex empleado. Persona natural que estuvo vinculada laboralmente con LA EMPRESA.
Encargado del tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada que, por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
Responsable del tratamiento. Persona natural o jurídica, pública o privada que, por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los mismos.
Política de Tratamiento. Se refiere al presente documento como Política de Tratamiento de Datos Personales aplicada por LA EMPRESA, de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia.
Proveedor/marca. Para los efectos de este documento, toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a LA EMPRESA en virtud de una relación contractual.
Titular. Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento, bien sean empleados, ex empleados, proveedores y/o clientes tanto activos como inactivos de LA EMPRESA o cualquiera que suministre datos personales a LA EMPRESA.
Tratamiento. Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transferencia. Tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión. Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por cuenta del responsable.
Visitante. Persona(s) que están en un lugar por una duración inferior a ocho (08) horas, sin ejercer una actividad que se remunere en el lugar visitado.

5.6. PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
La Ley 1581 establece en su artículo 4° que los siguientes principios son rectores del tratamiento de sus datos personales y que LA EMPRESA, como entidad respetuosa de la ley, acatará:

Principio de legalidad. El tratamiento de los datos personales es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 en el Decreto 1377 de 2013 y en las demás disposiciones que las desarrollen.
Principio de finalidad. El tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima, de acuerdo con la constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
Principio de libertad. El tratamiento de los datos personales solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad. La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia. En el tratamiento debe garantizarse el derecho del titular a obtener del responsable o el encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, toda la información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida. El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Por su parte, los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, a menos de que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
Principio de temporalidad del dato. Agotada la finalidad para la cual fue recolectado y/o tratado el dato personal, el responsable o encargado cesará su uso.
Principio de seguridad. La información sujeta a tratamiento por el responsable o encargado, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad. Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.
Deber de información. LA EMPRESA informará a los titulares de los datos personales, así como a los responsables y encargados del tratamiento, sobre el régimen de protección de datos adoptado, la finalidad y demás principios que regulen el tratamiento de esos datos. Adicionalmente, LA EMPRESA informará sobre la existencia de las bases de datos de carácter personal que custodien los derechos y el ejercicio de habeas data por parte de los titulares, procediendo al registro que exige la ley.

5.7. BASES DE DATOS
5.7.1. BASES DE DATOS EN LAS QUE COLARQUIM S.A.S. ACTÚA COMO RESPONSABLE Y ENCARGADA DEL TRATAMIENTO

En cuanto al tratamiento de los datos contenidos en las siguientes bases, se deja la claridad de que LA EMPRESA actúa tanto en calidad de responsable, toda vez que es quien recauda la información y toma las decisiones sobre el tratamiento de los datos, como en calidad de encargada, en la medida en que es quien realiza el tratamiento de los mismos.

A continuación, se mencionan las siguientes bases de datos sobre las cuales LA EMPRESA realiza tratamiento de información personal:

1. Base de datos de proveedores.
2. Base de datos de trabajadores.
3. Base de datos de clientes.
4. Base de datos de cámaras de seguridad.

5.8. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS
De acuerdo al artículo 5° del Decreto 1377 de 2013, LA EMPRESA como responsable del tratamiento ha elaborado un formato de ‘Autorización para el Tratamiento de Datos Personales’ y ha adoptado procedimientos para solicitarle, a más tardar en el momento de la recolección de sus datos personales, su autorización para el tratamiento de los mismos y notificarle cuál es la información que será recolectada, así como todas las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se obtiene su consentimiento.

Por otro lado, los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público con independencia del medio por el cual se tenga acceso, pueden ser tratados por LA EMPRESA, siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.

En ese orden de ideas, se entenderá que la autorización otorgada por el titular a LA EMPRESA cumple con los requisitos exigidos en la legislación vigente aplicable, cuando esta se manifieste:

Por escrito.
De forma oral.
Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que este otorgó a LA EMPRESA la autorización respectiva.

Ahora bien, en ningún caso su silencio será asimilado por LA EMPRESA como una conducta inequívoca. LA EMPRESA, entonces, ha establecido canales para que usted, como titular de sus datos, pueda en todo momento solicitar la supresión, modificación y/o revocar la autorización que nos ha otorgado para su tratamiento.

5.9. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS SENSIBLES
En el tratamiento de datos personales sensibles, cuando sea posible conforme a lo establecido en el artículo 6° de la Ley 1581 de 2012, LA EMPRESA cumplirá con las siguientes obligaciones:

Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuál de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y su finalidad. En adición, se deberá obtener su consentimiento expreso.

Nota. Ninguna de las actividades que realiza LA EMPRESA está, ni estará condicionada a que usted como titular suministre sus datos personales sensibles.

5.10. USO Y FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
LA EMPRESA como entidad respetuosa de la privacidad de las personas reconoce que el titular de los datos personales tiene derecho a contar con elementos adecuados que garanticen la misma, teniendo en consideración sus responsabilidades, derechos y obligaciones.

De hecho, en virtud de la relación que se ha establecido o se establezca entre el titular de los datos personales y LA EMPRESA, resulta importante que él conozca que LA EMPRESA recolecta, registra, almacena y usa sus datos personales, para su propio uso con los propósitos que fueron solicitados o por requerimientos de las entidades públicas.

Los datos personales de los titulares son utilizados por LA EMPRESA para:

Ejecutar las actividades propias de LA EMPRESA para cumplir su objeto social que se realizará, de acuerdo a la base en la que reposan los datos personales de los titulares.
Gestionar las relaciones con los clientes, proporcionar un servicio personalizado, realizar actividades de marketing dirigidas y mejorar la satisfacción y fidelidad del cliente, lo cual puede hacerse por medios físicos, digitales y/o terminales móviles.
Crear contenido para las redes sociales.
Enviar la información a entidades gubernamentales por exigencia legal.
Consultar información en las listas de control (listas nacionales e internacionales), consultar y hacer reportes en centrales de riesgo, centrales de información, Lista Clinton, Procuraduría, Contraloría, Policía Nacional, DIJIN, entre otras entidades, con el fin de preservar la confianza y transparencia entre el titular de los datos y LA EMPRESA.
Soportar procesos de auditoría externa e interna.
Para la ejecución de procesos de índole judicial y extrajudicial en los casos permitidos por los estatutos y reglamentos de LA EMPRESA.
Registrar la información de empleados, ex empleados, proveedores, clientes (activos e inactivos) en las bases de datos de LA EMPRESA, para el envío de información contractual, comercial y obligacional a los que hubiere lugar.
Gestionar eficientemente los recursos humanos de LA EMPRESA, incluyendo la contratación, la gestión del desempeño, la administración de la nómina, el cumplimiento normativo y la planificación de la fuerza laboral.
Para verificación de referencias de empleados, ex empleados, proveedores, clientes (activos e inactivos) en las bases de datos.
Gestionar eficientemente las relaciones con los proveedores, asegurar la disponibilidad de suministros y facilitar la toma de decisiones relacionadas con la adquisición de bienes y servicios.
Respecto de la recolección y tratamiento de datos realizados mediante mecanismos automatizados con el objeto de generar registros de actividad de los visitantes y registros de audiencia LA EMPRESA, solo podrá utilizar dicha información para la elaboración de informes que cumplan con los objetivos señalados. En ningún caso podrá realizar operaciones que impliquen asociar dicha información a algún usuario identificado o identificable.

Los datos personales serán utilizados por LA EMPRESA solo para los propósitos aquí señalados, por lo tanto, LA EMPRESA no venderá, licenciará, transmitirá o divulgará los datos personales, salvo que:

El titular autorice expresamente a hacerlo.
Su información tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro
proceso de restructuración de LA EMPRESA.
Sea permitido por la ley.
Sea en cumplimiento de una orden judicial emitida por una autoridad competente en ejercicio de sus funciones.

En consecuencia, para el manejo interno de los datos, estos podrán ser conocidos por el personal autorizado de LA EMPRESA, lo cual incluye la Asamblea General de Accionistas, la Junta Directiva, la Revisoría Fiscal, la Presidencia, las Vicepresidencias y la Gerencia General.

Consecuentemente, LA EMPRESA podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando ello ocurra, dichos terceros estarán obligados a proteger los datos personales en los términos exigidos por la ley y en su condición de encargados del manejo de las bases de datos de LA EMPRESA.

En el caso de transmisión de datos personales, LA EMPRESA suscribirá el contrato de transmisión a que haya lugar en los términos del Decreto 1377 de 2013.

Igualmente, LA EMPRESA podrá transferir o transmitir (según corresponda), guardando las debidas medidas de seguridad, los datos personales a otras entidades en Colombia o en el extranjero para la prestación de un mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones que hayan sido otorgadas por los titulares de los datos personales.

Una vez cese la necesidad de tratamiento de los datos personales, los mismos serán eliminados de las bases de datos de LA EMPRESA en términos seguros.

5.11. AVISO DE PRIVACIDAD
Esta leyenda se encuentra impresa en todos los formularios o documentos por medio de los cuales se recolecta información de los proveedores, trabajadores, clientes y demás titulares de los datos personales que maneja LA EMPRESA. Cuando se recolectan de manera verbal, esta leyenda es comunicada al titular de igual forma, dejando la constancia de la autorización a través de los medios técnicos dispuestos para el efecto

AVISO DE PRIVACIDAD

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales” y de conformidad con lo señalado en el Decreto 1377 de 2013, con la firma de este documento manifiesto que he sido informado por LA EMPRESA Colarquim S.A.S. de lo siguiente:

Colarquim S.A.S. actuará como responsable del tratamiento de datos personales de los cuales soy titular y que, conjunta o separadamente, podrá recolectar, usar y tratar mis datos personales conforme al Manual de Políticas para el Tratamiento de Datos Personales disponible en la base, archivo físico y digital de LA EMPRESA. Asimismo, estos datos se mantendrán almacenados de acuerdo con lo dispuesto en dicho manual.
Que me han sido informadas las finalidades de la recolección de los datos personales, las cuales se encuentran estipuladas en el Manual de Políticas para el Tratamiento de Datos Personales de Colarquim S.A.S. y pueden ser consultadas en el siguiente link: https://colarquim.com/politica-de-tratamiento-de-datos/
Es de carácter facultativo o voluntario responder preguntas que versen sobre datos sensibles o sobre menores de edad.
Mis derechos como titular de los datos son los previstos en la constitución y la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir mi información personal, así como el derecho a revocar el consentimiento otorgado para el tratamiento de datos personales.
Los derechos pueden ser ejercidos a través de los canales dispuestos por LA EMPRESA, así como el Manual de Políticas para el Tratamiento de Datos Personales de la misma.
Se podrá solicitar cualquier tipo de requerimiento relacionado con el tratamiento de los datos personales, mediante los correos corporativos o vía WhatsApp.
LA EMPRESA garantizará la confidencialidad, libertad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de los datos y se reservará el derecho de modificar su Manual de Políticas para el Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento. En ese orden de ideas, cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en los canales dispuestos para este fin.
Teniendo en cuenta lo anterior, autorizo de manera voluntaria, previa, explícita, informada e inequívoca a LA EMPRESA para tratar los datos personales y tomar mi huella y fotografía, si es el caso, de acuerdo con su Manual de Políticas para el Tratamiento de Datos Personales, para los fines relacionados con su objeto y, en especial, para fines legales, contractuales y misionales descritos en el presente manual.
La información obtenida para el tratamiento de los datos personales la he suministrado de forma voluntaria y es verídica.

Los datos de contacto de Colarquim S.A.S. son:
Teléfono. +57 (605) 377 3010, extensión 103 y 121.
Correo electrónico. servicioalclientebq@colarquim.com.
Dirección. Calle 110 #53-1670, Parque Industrial Río Norte, bodega 14. Barranquilla, Atlántico, Colombia.
Dependencia encargada. Área de Servicio al Cliente.

Finalmente y no siendo otro el motivo, se firma este ejemplar en la ciudad de ________________ a los ____ días del mes de _______________ del año ______.

Nombre
Firma
C.C.

AUTORIZACIÓN PARA LA PÁGINA WEB

Colarquim S.A.S. declara que protege los datos personales suministrados por sus clientes y usuarios finales, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012.

En ese orden de ideas, con la firma de esta autorización usted declara que todos los datos aquí contenidos son exactos y veraces. Además, Colarquim S.A.S. le ha informado de manera previa y expresa los derechos que le asisten, así como la finalidad, tratamiento y vigencia que se le dará a sus datos personales.

De igual manera, los datos personales suministrados por usted son utilizados por nosotros para la venta y prestación de nuestros servicios, atender peticiones, evaluar la calidad de nuestros productos y servicios, información comercial sobre nuevos productos o servicios, llevar a cabo campañas publicitarias, promociones o concursos, de acuerdo con nuestro Manual de Políticas para el Tratamiento de Datos Personales, el cual podrá ser consultado en el siguiente link: https://colarquim.com/manual-de-politicas-para-el-tratamiento-de-datos-personales-de-colarquim-s-a-s/

En consecuencia, a través de este clic usted autoriza y acepta expresamente haber leído y comprendido de manera libre, previa, voluntaria y debidamente informada nuestro Manual de Políticas para el Tratamiento de Datos Personales. Por lo tanto, acepta libremente el tratamiento que Colarquim S.A.S. le dará a sus datos personales, los cuales incluye almacenar, procesar, disponer y transferir dichos a las personas naturales o jurídicas, de acuerdo con las finalidades y condiciones mencionadas en dicho manual.

Nombre
Firma
C.C.

GUIÓN DE TELE MERCADEO

Esta llamada será gravada para garantizar la calidad del servicio.

Apreciado cliente, los datos personales suministrados por usted serán utilizados de conformidad con nuestro Manual de Políticas para el Tratamiento de Datos Personales, el cual encuentra en nuestra página web: https://colarquim.com/manual-de-politicas-para-el-tratamiento-de-datos-personales-de-colarquim-s-a-s/
De conformidad con nuestras políticas, ¿usted autoriza que LA EMPRESA le dé tratamiento a sus datos personales?
Respuesta. Sí. (Se puede continuar con la recolección de los datos)
Respuesta: No. (No se puede continuar con la recolección de los datos).

Revocatoria de la autorización y/o supresión de los datos. De acuerdo con el artículo 8° del Decreto 1377, LA EMPRESA ha dispuesto un mecanismo gratuito y ágil a través del cual el titular puede en todo momento y siempre que no medie un deber legal o contractual que así lo impida, solicitar a LA EMPRESA la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización que ha otorgado para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de una solicitud (ver capítulo 14 de este manual).

Si vencido el término legal respectivo, LA EMPRESA no elimina sus datos personales de las bases de datos, el titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos personales.

5.12. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS
La Ley 1581 de 2012, en su artículo 8°, establece los siguientes derechos que le asisten al titular en relación con sus datos personales:

a) Conocer, actualizar, cancelar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos y fraccionados que induzcan a error o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito.

c) Ser informado por el responsable o encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y en las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Los canales que existen en LA EMPRESA para el ejercicio de los derechos como titular de los datos se encuentran previstos en el Capítulo 14 del presente manual.

5.13. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS
Según el artículo 20 del Decreto 1377, los derechos de los titulares establecidos en la Ley 1581, podrán ser ejercidos ante LA EMPRESA por las siguientes personas:

a) Por el titular de los datos, quien deberá acreditar ante LA EMPRESA su identidad en forma suficiente por los distintos medios o mecanismos que tenemos a su disposición.

b) Por los causahabientes del titular de los datos, quienes deberán acreditar tal calidad ante LA EMPRESA.

c) Por el representante y/o apoderado del titular de los datos, previa acreditación ante LA EMPRESA de la representación o poder.

d) Por estipulación a favor de otro o para otro.

Ahora bien, de acuerdo con lo previsto en la Ley 1581 de 2012, en sus artículos 14° y 15°, para el ejercicio de cualquiera de los derechos que le asisten como titular de los datos, usted podrá utilizar ante LA EMPRESA cualquiera de los mecanismos que se establecen a continuación:

5.13.1. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS
Los titulares, sus causahabientes, sus representantes o apoderados podrán consultar la información personal del titular que repose en las bases de datos de LA EMPRESA.

LA EMPRESA como responsable y/o encargada del tratamiento suministrará la información solicitada que se encuentre contenida en la base de datos o la que esté vinculada con la identificación del titular. El titular, entonces, acreditará su condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de identidad, el cual podrá ser suministrado en medio físico o digital. No obstante, en caso de que el titular esté representado por un tercero, deberá allegarse el respectivo poder que deberá contener el respectivo contenido ante notario público. El apoderado deberá, igualmente, acreditar su identidad en los términos indicados.
La consulta se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por LA EMPRESA y, en especial, a través de comunicación escrita o electrónica, dirigida a la dependencia y persona indicada en el Capítulo 18 del presente manual. La consulta será atendida por LA EMPRESA en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no fuere posible para LA EMPRESA atender la consulta dentro de dicho término, lo informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que atenderá su consulta, la cual en ningún caso superará los cinco (05) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Se podrán consultar de forma gratuita los datos personales al menos una (01) vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas establecidas en este manual que, por supuesto, motiven nuevas consultas.
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, LA EMPRESA podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos.

5.13.2. PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS
Los titulares, sus causahabientes, sus representantes o apoderados que consideren que la información contenida en las bases de datos de LA EMPRESA debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, incluso cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante LA EMPRESA como responsable y/o encargada del tratamiento, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo se formulará mediante solicitud escrita dirigida a LA EMPRESA con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Al reclamo deberá adjuntarse fotocopia del documento de identificación del titular de los datos y del poder debidamente autenticado ante un notario público, cuando se actúe por medio de apoderado. El reclamo se formulará a través de los canales que para dicho efecto han sido habilitados por LA EMPRESA y se dirigirá a la dependencia, y a la persona indicada en el Capítulo 18 del presente manual. Si el reclamo resulta incompleto, LA EMPRESA requerirá al interesado dentro de los cinco (05) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas.
Transcurridos dos (02) meses desde la fecha del requerimiento realizado por LA EMPRESA, sin que el solicitante presente la información requerida, esta entenderá que se ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (02) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez LA EMPRESA reciba el reclamo completo, incluirá en la base de datos una leyenda que indique: “Reclamo en trámite” y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (02) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo por parte de LA EMPRESA será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible para LA EMPRESA atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (08) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

5.13.3. CANALES HABILITADOS
Los derechos de los titulares podrán ser ejercidos por las personas antes señaladas a través de los canales que han sido habilitados por LA EMPRESA para dicho efecto, los cuales se encuentran a su disposición de forma gratuita, así:

A través de la dirección de correo electrónico. servicioalclientebq@colarquim.com Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam y necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
A través de la página web de LA EMPRESA. https://colarquim.com/contacto/
A través del conmutador de LA EMPRESA. +57 (605) 377 3010, extensión 103 y 121 en la ciudad de Barranquilla, Atlántico.
Área de Servicio al Cliente. En el horario de lunes a viernes entre de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 2:00 p.m. a 5:00 p.m., el cual solo estará habilitado para el trámite de consulta.
A través de la siguiente dirección de LA EMPRESA. Calle 110 #53-1670, Parque Industrial Río Norte, bodega 14, Barranquilla, Atlántico, Colombia.

5.14. DEBERES DE LA EMPRESA COMO RESPONSABLE Y ENCARGADA DEL TRATAMIENTO
El artículo 17° de la Ley 1581 establece los siguientes deberes para LA EMPRESA, como responsable del tratamiento de los datos personales:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, una copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado, adoptando las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente los datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado, de conformidad con lo previsto en la ley.
Exigir al encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos.
Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
Informar a la autoridad de protección de los datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

El artículo 18° de la Ley 1581 de 2012 establece los siguientes deberes para LA EMPRESA, como encargada del tratamiento de los datos personales del titular, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en dicha ley y en otras que rijan su actividad:

Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (05) días hábiles contados a partir de su recibo.
Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la ley y en este manual.
Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares.
Registrar en la base de datos la leyenda “Reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley.
Insertar en la base de datos la leyenda “Información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

5.15. MEDIDAS DE SEGURIDAD APLICADAS AL TRATAMIENTO DE LAS BASES DE DATOS
Se protege la información mediante mecanismos que conservan la seguridad, confidencialidad, integridad y disponibilidad, para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, utilizando los siguientes mecanismos:

Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesaria para impedir la adulteración, pérdida, consulta, uso y acceso no autorizado o fraudulento.
Protección de acceso a los datos mediante contraseñas y roles de diferentes niveles de autoridad.
Protección de integridad a través de la implementación de firmas de datos.
Protección de las contraseñas mediante encriptación y saltado de bits.
Aseguramiento del nivel de complejidad de las contraseñas de los usuarios.
Rastreo de todas las actividades realizadas con las plataformas y sus datos a través de una bitácora detallada.
Procedimientos de recuperación y redundancia.
Almacenamiento cifrado de las copias de respaldo.
Cifrado y protección por contraseña de los computadores desde los que se realiza la manipulación de los datos.
Otros mecanismos específicos.

5.16. PROHIBICIONES
En desarrollo de esta norma de seguridad de la información personal, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento:

LA EMPRESA prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del titular.
Incurrir en esta prohibición por parte de los empleados de LA EMPRESA, acarreará las sanciones a que haya lugar de conformidad con la ley.
LA EMPRESA prohíbe la cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular. La cesión o comunicación de datos personales deberá ser inscrita en el registro central de datos personales y contar con la autorización del custodio de la base.
LA EMPRESA prohíbe el acceso, uso, cesión, comunicación, tratamiento, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible que llegaren a ser identificados en un procedimiento de auditoría en aplicación de la norma sobre el buen uso de los recursos informáticos para estos fines. Los datos sensibles que llegaren a identificarse en el proceso de auditoría, serán informados al usuario del recurso informático. Lo anterior, con el fin de que este proceda a eliminarlos. De no ser posible esta opción, LA EMPRESA procederá a eliminarlos de manera segura.
LA EMPRESA prohíbe a los destinatarios de esta norma, cualquier tratamiento de datos personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas descritas en la Ley de Delitos Informáticos 1273 de 2009, salvo que se cuente con la autorización del titular.
LA EMPRESA prohíbe el tratamiento de datos personales de niños y adolescentes menores de edad. Todo tratamiento que se llegare a hacer respecto de los datos de los menores deberá asegurar los derechos prevalentes que la Constitución Política reconoce a estos, en armonía con el Código de la Infancia y la Adolescencia. En casos de tratamiento de estos datos, la autorización deberá ser otorgada por los representantes legales del menor.

5.17. DESIGNACIÓN DE DEPENDENCIA O PERSONA ENCARGADA DEL TRÁMITE PARA QUE EL TITULAR DE LOS DATOS EJERZA SUS DERECHOS DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS La responsabilidad en el adecuado tratamiento de los datos personales al interior de LA EMPRESA está en cabeza de todos los empleados. En consecuencia, al interior de cada área que maneje los procesos de negocios que involucren tratamiento de datos personales, deberán adoptar las reglas y procedimientos para la aplicación y cumplimiento de la presente norma, dada su condición de custodios de la información personal que está contenida en los sistemas de información de LA EMPRESA.

Así las cosas, la dependencia encargada de tramitar las consultas, quejas, reclamos y peticiones relacionados con el tratamiento y protección de los datos personales de trabajadores, clientes, proveedores y demás titulares de los datos personales que maneja LA EMPRESA en sus bases de datos, será el área de área de Servicio al Cliente.

La persona encargada será:
Nombre. Geraldine Vergara.
Teléfono. +57 (605) 377 3010, extensión 103.
Correo electrónico. servicioalclientebq@colarquim.com
Dirección. Calle 110 #53-1670, Parque Industrial Río Norte, bodega 14, Barranquilla, Atlántico, Colombia.
Página web. https://colarquim.com/contacto/

5.18. MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
LA EMPRESA informará a los titulares en caso de presentarse cambios sustanciales en el contenido de este Manual de Políticas de Tratamiento de Datos Personales, referidos a la identificación del responsable y/o encargado y a la finalidad del tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización que los titulares han otorgado LA EMPRESA. Asimismo, le comunicará a los titulares sobre dichos cambios antes o, a más tardar, al momento de la implementación de las nuevas políticas.

Además, cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento de los datos personales, LA EMPRESA obtendrá una nueva autorización de parte de los titulares. Para ello hemos dispuesto la sección en la página web: https://colarquim.com/manual-de-politicas-para-el-tratamiento-de-datos-personales-de-colarquim-s-a-s/ a través del cual se le informará sobre el cambio y se pondrá a su disposición la última versión de este manual o los mecanismos habilitados por LA EMPRESA para obtener una copia del mismo.

5.19. ENTRADA EN VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO
El presente Manual de Políticas de Tratamiento de Datos Personales fue actualizada el día primero (01) del mes de octubre del año dos mil veinticuatro (2024) y empieza a regir a partir de la misma fecha.